I en tid hvor det at mødes ansigt til ansigt, er en luksus forundt de få, har Covid-disruption tvunget os til at finde nye veje. Online streaming er en af de veje der virker.
Her har jeg samlet 10 grunde til at du børe køre dit næste town hall møde eller konference online.
Hvorfor bør du køre dit town hall møde online (covid eller ej)?
1. Online town hall møder er let tilgængelige for oplægsholdere og deltagere
Online town hall møder sparer tid og brændstof (ja tak, siger klimaet og medarbejdernes pressede kalendere)
I første omgang kan det virke udfordrende for planlæggere og oplægsholdere, at skulle tilpasse sig denne nye form, men med lidt forberedelse, vejledning og planlægning bliver det hurtigt en mere effektiv og dynamisk måde, når møderne afholdes online. – Det kommer jeg tilbage til senere.
Derudover kan både deltagere og oplægsholdere tilgå det online town hall møde uanset hvor de er i verden – Og stort set fra hvilket som helst device, uanset om de er på en PC, Mac, tablet, eller smartphone.
2. Der findes platforme der understøtter alle behov du har til dit online møde
Det er vigtigt at få valgt en platform, der understøtter de behov du har på dit town hall møde. Der er rigtig mange platforme tilgængelig, og de fleste har forskellige fordele og begrænsninger. Her kan nævnes i flæng: Zoom, Teams, Youtube, Facebook, Wowsa og Vimeo. Nogle af dem er gratis, og andre af dem koster – også afhængig af antal deltagere og kontinuiteten i onlinemøderne.
Der er mange elementer du skal overveje inden du vælger platformen. F.eks:
- Skal der føres en dialog, hvor deltagerne kan ”række hånden op” og byde ind?
- Skal deltagerne brydes op i arbejdsgrupper i mindre møderum?
- Skal der afholdes en afstemning? Anonym eller ikke.
- Skal der afvikles præproducerede film under mødet?
- Skal oplægsholderne tale ind over powerpoint eller andet grafisk matriale?
- Skal der være flere oplægsholdere på samtidig, og/eller skal der kunne skiftes mellem folk?
Lav en liste over need-to og nice-to samt jeres økonomiske rammer, så er det lettere at sammenligne platformene og finde den rigtige.
3. Livestreaming og online møder er skalerbare og globale
En af de største fordele ved det Online town hall møde er, som tidligere nævnt at det er tilgængeligt, uanset hvor deltagerne er i verden. Derudover er det skalerbart, så det er en super mødeform, uanset om der er 200 eller 2000 deltagere.
Flere virksomheder og organisationer har datterselskaber og afdelinger på tværs af landegrænser. Den online mødeform skaber sammenhængskraft og hjælper til at også de medarbejdere der arbejder langt fra hovedselskabet føler sig involverede og som en del af organisationen.
Det er dog vigtigt at du har det store antal mødedeltagere for øje, når du vælger platformen til dit online town hall møde, da nogle af de gratis platforme har udfordringer med dette. Dette valg af platform er naturligvis også noget vi hos ISOfilm hjælper med.
4. Den bedste moderator – ordstyrer
Ved et online town hall, som ved et live, er det vigtigt at der er en der har ansvaret som moderator. Vedkommende skal ikke have en agenda, men skal styre oplægsholdere og input. Det kan være at denne moderator skal stille spørgsmål der kommer ind fra mødedeltagerne – som da vi livestreamede borgermøde i Århus kommune.
Her stod 5 vigtige personer ved hvert deres cafebord, og vores kameraer skiftede mellem dem og moderatoren. Moderatoren modtog og stillede spørgsmål, som deltagerne skrev ind via Facebook og hjemmesiden hvor livefeedet også kørte.
Der findes platforme hvor denne type dialog også kan køre i lukkede ”ejede” miljøer, hvis indholdet i mødet er af fortrolig karakter.
Moderatoren kan også have ansvaret for at præsentere oplægsholdere, vindere, afstemninger og meget andet. Den rigtige moderator tilføjer dit town hall møde liv, og søger for god energi gennem hele seancen.
5. Der er masser af interaktion og WOW effekter
Når du afholder et online town hall møde har du masser af muligheder for at fange, imponere og inspirere dine deltagere til at interagere.
Du kan bruge videoer, GIFFer, grafiske dokumenter eller musiske indslag, som en del af livestreamingen, hvilket vil give god energi og et professionelt udtryk.
Derudover kan det være en god ide at optage hele town hall mødet, så det efterfølgende kan gøres tilgængelig for de der har brug for at genbesøge det, eller af andre grunde ikke kunne deltage.
6. Du kan involvere og engager medarbejderne
Med online møder er det lettere at få medarbejderne til at byde ind og engagere sig.
Ved et live event er mulighederne begrænsede, når medarbejderne skal byde ind. Mange mennesker bryder sig heller ikke om at række hånden op og stå frem i en større forsamling.
Online har du frit valg på alle hylder, også når det kommer til at dele medarbejderne op i mindre arbejdsgrupper, lave afstemninger, Q&A, nominere og kåre årets medarbejder, eller have minioplæg fra forskellige medarbejdere med forskellige tilgange til de aktuelle emner.
Dynamikken i mødet vil skabe god energi og engagere medarbejderne.
7. Nem opsamling af feedback
Lige efter dit online town hall møde, kan det være en god ide at opsamle feedback. Hvad fungerede? Hvad kunne gøre anderledes, og hvad skal undlades næste gang.
Forbered denne opsamling af tilbagemeldinger inden afviklingen, så det indgår som en fast del straks efter afviklingen. Hrved husker dine medarbejdere flere detaljer og vigtige pointes, end hvis de først får et link til et spørgeskema dagen efter.
8. Økonomien
Som jeg også tidligere har nævnt, er online events betydeligt mere økonomisk fordelagtige, sammenlignet med live ansigt-til-ansigt events.
Det er naturligvis fordi du bade sparer et sted, transport, forplejning og en helt masse tid.
9. Du kan kombinere med præproducerede videoer
Hvis der er emner eller medarbejdere der skal fremhæves, er det en god ide at producere en eller flere korte videoer på forhånd. Videoerne kan stå alene og præsentere et helt emne, en problemstilling, en case eller blot være fængende overgange eller ”pausevideoer”.
Det kan også være en ide at producere film på forhånd og sørge for at medarbejderne har set dem inden online eventen, og det kan være at flere af videoerne kan komponeres så de også egner sig til andre platforme efterfølgende. F.eks intranet, nyhedsbreve, SOME mv.
10. Adgang til data og efterfølgende analyse
Efter dit online town hall møde, kan flere platforme give dig adgang til vigtig data. Denne data kan analyseres, og som i Google analytics, kan du se mødedeltagelsen, interaktionen og meget andet. Herved kan du får klarhed over hvad der fungerede, og hvad der var mindre godt, og derved gøre dit næste online town hall møde endnu skarpere og mere effektivt.
Se mere om hvordan vi hos ISOfilm kan hjælpe dig med din næste live streaming eller live event.
Rigtig god fornøjelse med afviklingen af dit næste Live event.
Lykke Schultz
– ISOfilm videoproduktion og livestreaming